Gestión documental

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Burocracia, burocracia y más burocracia. Cada vez es más importante tener “a mano” toda la documentación que se genera en una empresa, y no sólo tenerla cerca, sino que también es necesario acceder a ella de forma rápida y concisa.

El otro día, nos llamó un cliente por unos trámites que habíamos hecho y nadie se acordaba de ello (ni el propio cliente), se trataba de una ayuda que se había pedido en febrero de 2009, con lo que después de tantas ayudas, proyectos, subvenciones y requerimientos, difícilmente nos íbamos a acordar. Es por eso que aceleramos un proyecto que teníamos en mente, y es la implantación/utilización de un Sistema de Gestión Documental.

Según la wikipedia:

Sistema de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.

Estuvimos viendo un par de ellos, Knowledge Tree y OpenKM. Lo que buscábamos para elegir entre todos los gestores documentales que hay en el mercado era:

  • Que fuera gratuito
  • Que fuera libre
  • Que funcionara vía web sin necesidad de instalar nada en nuestros ordenadores
  • PHP + MySQL
  • A ser posible con extensiones o complementos para ir añadiendo funcionalidades

Otra ventaja de utilizar estos sistemas es el control de versiones, sobre todo cuando un mismo documento se está manipulando por varias personas. Con este sistema es posible “retroceder en el tiempo” y ver el documento como era antes de realizar unos cambios.

En fin, estamos probando desde hace unas semanas y de momento todo funciona como la seda. Ya os iré informando de como evoluciona la cosa.

2 comentarios de “Gestión documental”

  1. Buen dia,
    en la empresa que trabajo manejamos todos tipo de documentos y estamos usando una herramienta muy intuitiva y facil de usar,tiene tambien la ventaja del control de versiones; esta integrada con Google Drive, entre las varias ventajas,otra de las funcionalidades que usamos, es el Flujo de Trabajo que nos ayudò mucho en aumentar la eficencia y el rendimiento ya que buscar los documentos es facil y rapido.

    Le sugiero buscar mas informaciones aquì: http://www.logicaldoc.com/es

  2. Hola Josemi:

    Desde OpenKM, queremos agradecerte que estes evaluando nuestro producto. También quisiera informarte que tenemos personal propio en la Comunidad Valenciana, por si tienes alguna duda tanto funcional como técnica de nuestra solución, que está a tu estera disposición.

    Saludos

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